Laporan mempunyai peranan yang penting pada suatu organisasi karena dalam suatu organisasi dimana hubungan antara atasan dan bawahan merupakan bagian dari keberhasilan organisasi tersebut. Dengan adanya hubungan antara perseorangan dalam suatu organisasi baik yang berupa hubungan antara atasan dan bawahan, ataupun antara sesama karyawan yang terjalin baik maka akan bisa mewujudkan suatu sistem delegation of authority dan pertanggungjawaban akan terlaksana secara effektif dan efisien dalam organisasi.
Pengertian laporan adalah bentuk penyajian fakta tentang
suatu keadaan atau suatu kegiatan, pada dasarnya fakta yang disajikan itu
berkenaan dengan tanggung jawab yang ditugaskan kepada si pelapor. Fakta yang
disajikan merupakan bahan atau keterangan berdasarkan keadaan objektif yang
dialami sendiri oleh si pelapor (dilihat, didengar, atau dirasakan sendiri) ketika
si pelapor melakukan suatu kegiatan.
Dalam pembuatan suatu laporan formal, bahasa yang digunakan
haruslah bahasa yang baik, jelas dan teratur. Bahasa yang baik tidak berarti
bahwa laporan itu mempergunakan gaya
bahasa yang penuh hiasan, melainkan dari segi sintaksis bahasanya teratur,
jelas memperlihatkan hubungan yang baik antara satu kata dengan kata yang lain
dan antara satu kalimat dengan kalimat lain. Penggunaan kata ganti orang
pertama dan kedua harus dihindari, kecuali penggunaan kata ”kami” bila yang
menyampaikan laporan adalah suatu badan atau suatu tugas.
A. Prinsip – prinsip Penulisan laporan
Laporan pada dasarnya adalah alat komunikasi juga. Supaya
dapat digunakan sebagai alat komunikasi yang efektif, sebuah laporan harus
memenuhi syarat–syarat berikut ini.
1. Lengkap
Artinya data dan fakta yang ada dalam laporan harus lengkap
2. Jelas
Sebuah laporan disebut jelas bila uraian dalam laporan tidak
memberi peluang ditafsirkan secara berbeda oleh pembaca yang berbeda. Ini dapat
dicapai bila bahasa yang digunakan benar dan komunikatif
3. Benar / akurat
Data dan fakta yang salah dapat menuntun pembaca membuat
suatu keputusan yang salah. Jadi kebenaran dan keakuratan isi laporan sangat
diperlukan.
4. Sistematis
Laporan harus diorganisasikan sedemikian rupa, dengan system
pengkodean yang teratur, sehingga mudah dibaca dan diikuti oleh pembaca.
Laporan yang sistematis juga menunjang unsur kejelasan yang sudah diciptakan
oleh unsur – unsur bahasa.
5. Objektif
Penulis laporan tidak boleh memasukkan selera pribadi ke
dalam laporannya. Pelapor harus bersikap netral dan memakai ukuran umum dalam
minilai sesuatu.
6. Tepat waktu
Ketepatan waktu mutlak diperlukan, karena keterlambatan
laporan bisa mengakibatkan keterlambatan pengambilan keputusan.
B. Jenis Laporan
Laporan dapat digolongkan menurut :
1. Maksud pelaporan
Laporan
informativ, yaitu laporan yang dimaksudkan untuk memberi informasi dan bukan
dimaksudkan untuk memberi analisis atau rekomendasi. Titik pentingnya adalah
pemberian informasi yang akurat dan terinci.
Laporan
rekomendasi, yaitu laporan yang di samping memberikan informasi juga
menyertakan pendapat si pelapor, dengan maksud memberikan rekomendsasi (usul
yang tidak mengikat). Meski demikian akurasi dan rincian informasi tetap
diperlukan supaya rekomendasi yang diberikan juga meyakinkan.
Laporan analitis,
yaitu laporan yang memuat sumbangan pikiran si pelapor, bisa berupa pendapat
atau saran, setelah melalui analitis yang matang dan mendalam. Kebanyakan
laporan akademis berada pada kategori ini.
Laporan
Pertanggungjawaban, di mana si pelapor memberi gambaran tentang pekerjaan yang
sedang dilaksanakan (Progress report) atau sudah dilaksanakan (bersifat
evaluatif).
Laporan Kelayakan
(feasibility report). Pelapor menganalisis suatu situasi atau masalah secara
mendalam untuk menuju penilaian yang bersifat pilihan: layak atau tidak.
Berbagai alternative dinanalisis, kemudian ditentukan mana yang lebih baik.
2. Bentuk Laporan
Laporan berbentuk
Memo; Biasanya laporan pendek yang memuat hal – hal pokok saja, dan beredar di
kalangan intern organisasi.
Laporan berbentuk Surat; Isinya lebih
panjang daripada laporan yang berbentuk memo, sekitar tiga lembar folio. Bisa
ditujukan ke luar organisasi.
Laporan berbentuk
naskah; Laporan ini bisa panjang atau pendek. Bila panjang dibuat dalam format
buku, dan dalam penyampaiannya mutlak diperlukan surat atau memo pengantar.
Laporan berbentuk
Campuran; Laporan ini tidak lain gabungan antara bentuk naskah dengan memo atau
surat. Dibuat
begini karena isinya cukup kompleks sehingga harus dipadukan dengan bentuk
naskah agar pengkodean bagian – baiannya lebih mudah dilakukan.
Laporan berbentuk
formulir.
Laporan berbentuk
buku.
3. Waktu Penyampaian
Laporan Insidental;
Laporan ini tidak disampaikan secara rutin, hanya sekali- sekali saja dalam
rangka suatu kegiatan yang tidak terjadwal tetap.
Laporan Periodik;
Ditulis dalam suatu periode tertentu dan dinamai sesuai periodenya pula.
Contoh: Laporan harian, Mingguan, Bulanan dan seterusnya.
0 komentar:
Posting Komentar